マイナンバーで、もっと便利に暮らしやすく

民間事業者はどんなときにマインナンバーを使うの?
民間事業者のマイナンバー利用場面
マイナンバー制度は、社会保障や税の手続で全従業員に関係する制度です。平成28年1月以降、税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載することになります。また、マイナンバーをその内容に含む個人情報(特定個人情報)は適切に管理することが必要です。
マイナンバー利用にあたっての注意点は?
注意点その1 取得について
        

利用目的をきちんと明示する必要があります


法律の範囲内で利用目的を特定して、明示する必要があります。「源泉徴収票に記載して提出します」などきちんと
具体的に明示しましょう。

マイナンバー取得時の本人確認を厳格に行います


取得の際は他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。従業員が扶養親族のマイナンバーを
記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになります。
マイナンバーの本人確認について
注意点その2 利用・提供について
        

利用目的以外の利用・提供はできません


マイナンバーは社員番号や顧客管理番号をして利用することはできません。
区分 具体例
税関係 源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書など
雇用保険関係 雇用保険被保険者資格取得(喪失)届など
健康保険・厚生年金関係 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届など
注意点その3 保管・廃棄について

必要がある場合に限り、保管し続けることができます


翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など。

不必要になったらできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません


マイナンバーを事務で利用しなくなった場合や保存期間を経過した場合など。
事業者はどんな準備が必要なの?
事業者が準備すべき事項
個人番号の取得から廃棄までの流れを踏まえ、必要な準備作業について対処方針を検討し、組織として決定することが重要です。
具体的には、主担当など組織体制をどうするか決定することが必要です。その上で対象業務を洗い出し、マイナンバーの利用開始までにいつまで、何を行うか、スケジュールを項目ごとに検討し、対処方針を組織として決定することが必要です。
検討項目としては、「社内規定の見直し」「システム対応」「個人情報の安全管理措置」「社員研修・勉強会の実施」などが考えられます。
システムを回収する必要がある場合には、改修スケジュール等について、早期に具体的な対応の検討が必要です。また社内規定の見直しや、安全管理措置はガイドラインを踏まえた対応を実施しましょう。

主担当に限らず、全従業員がマイナンバー制度を理解することが何よりも大切です。社員研修や勉強会について年間通じた対応を検討してください。
事業者のマイナンバー準備スケジュールの例
準備のための必要な手順
事業者の安全管理措置について 担当者の明確化 適切な教育
事業者は、マイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。組織的・人的安全管理措置について、特定個人情報等の取扱いに当たってはマイナンバーを取り扱う事務の範囲を明確化することが大変重要です。また、従業員に対しマイナンバーに関する適切な監督・教育を行うことが大切です。
物理的・技術的安全管理措置について 物理的・技術的な安全管理措置
物理的・技術的な安全管理措置については、、特定個人情報等の漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことができないような工夫を行うことを指します。具体的には、壁又は間仕切り等の設置、のぞき見されない場所等の座席配置の工夫や、鍵付きのキャビネットに書類を保管することなどが考えられます。また、担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウィルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくことも重要です。
委託先・再委託先への安全管理措置について

委託先


社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

再委託先の監督


社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り再委託をすることができます。
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部を委託する場合は、委託先で委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
具体的には、(1)委託先の適切な選定、(2)委託先に安全管理措置を遵守するために必要な契約の締結、(3)委託先における特定個人情報の取扱状況の把握の3点が必要となります。
委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。また、委託内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の因子、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込む必要があります。

委託者は、委託先に対する監督だけではなく、再委託先以降に対しても同様に間接的に監督義務を負います。また、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託先は、最初の委託者の許諾を得た限り、再委託をすることができます。
特定個人情報の適正な取扱に関するガイドラインについて
マイナンバーをその内容に含む個人情報(到底個人情報)の適正な取扱のために、民間事業者が最低限守るべきことや、より万全な対応が望ましいことを示したガイドラインを特定個人情報保護委員会が作成しました。マイナンバーの利用・提供・保管制限や戸肯定個人情報の安全管理の内容・方法について、全従業員への研修等によるガイドラインの理解と遵守の徹底をお願いします。
ガイドラインのダウンロードページ(外部リンク)
税や社会保障関係書類へのマイナンバーの記載時期は?
分野 主な届出書等の内容 施行日
「マイナンバー」または「法人番号」を追加予定
給与職者の扶養控除等(異動)申告書
従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
退職所得の受給に関する申告書
公的年金等の受給者の扶養親族等申告書など
平成28年1月1日提出分〜
雇用保険 「マイナンバー」を追加予定
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険被保険者資格喪失届など

「法人番号」を追加予定
雇用保険適用事業所設置届など
平成28年1月1日提出分〜
健康保険・厚生年金保険 「マイナンバー」を追加予定
健康保険・厚生年金保険被保険者資格資格取得届
健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届など
健康保険費扶養者(異動)届など
平成29年1月1日提出分〜
「法人番号」を追加予定
新規適用届など
平成28年1月1日提出分〜
※国民健康保険組合については、平成28年1月1日より各種届出書等にマイナンバーを記載することとなります。
法人番号ってなに?
国税庁長官は、1.設立登記法人、2.国の機関、3.地方公共団体、4.その他の法人や団体に13桁の法人番号を指定します。これらの法人については、特段の手続を要することなく、法人番号が指定されることになります。また、これら以外の法人等であっても、一定の要件を満たす場合、国税庁長官に届け出ることによって、法人番号の指定を受けることができます。

法人番号は、1法人に対し1番号のみ指定され、法人の支店や事業所には指定されません。
マイナンバー制度の詳細について マイナンバー制度の詳細について マイナンバーに関するお問い合わせ
※このページは、内閣官房社会保障・税番号制度ページ及び政府広報オンラインページを参照に作成しています。